2014 年暢銷書作家 Tim Ferriss 發行了《 一週工作 4 小時：擺脫朝九晚五的窮忙生活，晉身「新富族」！【全新增訂版】》這本書，它將日常業務和個人顧問如何業務流程自動化和外包成本最小化做了絕佳說明
這本書對遠程工作來說既是最好也是最壞的事，因為它開始了外包趨勢 - 此後許多公司、顧問、小型企業創辦人和生活企業家都在嘗試實施。但這也產生了不幸結果 - 大量客戶想嘗試，但又沒有遠程員工所需的採購流程、遠程面試 / 團隊管理和程序的了解背景
因此這篇文章將向您深度展示如何以及在何處找到正確資源，而這些資源將在組織內正確開始外包並以有效方式製定外包流程
題外話：您可以藉由 Time Doctor 讓您的團隊更有生產力
基礎認知
每個成長中的公司都需要持續僱用員工，但是內部僱用可能導致在租賃辦公空間、家具、保險、水電和人工成本方面的更高費用。而外包則是個好選擇 - 它使公司可以使用熟練的勞動力，同時將支出保持在最低水平。對此本節將討論外包的基礎知識及其優缺點
什麼是外包？
業務外包是指您聘請顧問、代理商、外部服務提供商或自由職業者、虛擬助手來處理您的某些業務任務或從事特定項目的工作
經濟大蕭條過後，全世界的大部份公司被迫外包團隊及整個部門，以節省資金和營運麻煩
外包可能涉及通過諮詢、代理或外部服務提供商為提供猶如全職工作的兼職自由職業者或合同工，因此各種規模的企業都經常用它來處理更多業務並執行組織內不具備技能的工作
本文將教您如何確保將常規操作的不同組件外包或建立框架好處理更多工作
您該外包什麼？
在決定外包哪個流程時，請問自己三個問題：
- 會節省我的時間嗎？
- 會削減成本嗎？
- 自由職業者可以做得更好嗎？
每家公司都有某些必不可少的耗時任務，且它們本質上是重複的，例如數據輸入、對手研究和數據庫構建 ... 或是如果團隊沒有能力執行特定技能任務 ( 例如財務分析和網站開發 )，則可以選擇外包。因為當這樣作，將有更多時間專注於企業核心競爭力
您可以外包的特定工作
正如我們前面所看到的，某些任務具有使它們 "好" 外包的基本特徵
以下是您可以外包給自由職業者或外部服務提供商的工作清單：
1、社群媒體
沒有強而有力的社群媒體策略就不可能發展品牌、與受眾建立聯繫或尋找客戶
您可以將創建和安排社群媒體貼文的任務外包給自由職業者或虛擬助手 ( VA )。它們可以基於性能數據創建報告並提供建議，而您的虛擬資產也可以使您了解最新的消費者趨勢及社群平台上的對話 ... 您可以用這些數據來了解您的業務是否朝著正確的方向發展
社群媒體任務可能會被業務主管忽視，因為它們的重要性不如客戶管理、產品開發或銷售那麼重要，但若將社群媒體功能外包則可以使這些任務得到應有重視
2、市場研究
自由職業者可以對您業務的不同方面進行簡單的研究，例如確定潛在客戶，查找您應參加的行業活動或收集市場數據
這樣的研究過程通常是繁瑣且耗時的。如果企業家必須花時間和精力進行市場研究，那麼將無法專注於經營自己的業務。因此這些任務可以外包給專門的自由研究助理，它們可以將研究數據匯成為緊湊且易於閱覽的報告
3、內容創作
導致公司建立在線形象的另一項耗時活動是打造公司的網站和部落格
為了給潛在客戶提供巨大價值，企業需要投資於定期製作文章和圖表
除非您想投資專門的內部內容創建團隊，否則請聘請自由職業者在公司部落格上進行代筆和編輯內容 ... 甚至 SEO 和 SEM 也可以外包
4、財務會計
公司最早外包的流程是財務會計。現在許多公司甚至將整個財務部門外包，因為外部機構或諮詢公司可以在預算、預測和內部審計等戰略職能方面提供額外的專業知識
根據 Ovum 於 Xerox BrandVoice：The Benefits Of Outsourcing Finance And Accounting 的研究：「會計中最常見的外包服務是工資核算、應付和應收帳款」
5、個人協助
您的虛擬個人助理可以處理您日常的所有日常工作，例如安排約會、接聽電話或預訂機票
即使您的日常工作高效完成，這也將為您提供更多空閒時間來保持健康的工作與生活平衡
6、客服
長期以來客服一直是外包的代名詞。隨著業務的增長，需要更大的客戶支持才能與您的客戶建立聯繫並解決問題。如果是內部團隊，則此類常規擴展會產生額外的營運成本。當您將客服需求外包給外部機構時，您可以提高客戶滿意度，而不會產生高昂成本
7、人力資源
現在幾乎所有業務的一半都將其人力資源部門外包，這些外部機構或 RPO ( 招聘流程外包 ) 可幫助初創企業招聘人才。憑藉它們的專業知識，RPO 服務可以確保較低周轉率。這些服務通過簡歷進行篩選，面試潛在候選人並篩選適合您公司的人才
因此根據您經營的業務類型，您可以選擇外包各種業務
而為了幫助您做出更好的決定，就必須簡述外包的利與弊
因為即便外包有很多好處，比方說每週工作減少到四個小時與以下好處：
- 您的收入增長
- 節約成本
- 提高生產力和更高質量
- 更大的人員配備靈活性
- 使您專注於核心活動並提高整體效率
但是它也有缺點，這部份請見 外包與否的利弊分析：13 個優缺點幫你作出最佳決定 之說明
如何避免常見錯誤？
外包可能是一項棘手的業務，當您第一次走這條路時，您肯定會犯一些新手錯誤
不要削減關鍵任務的成本
外包雖是降低成本的好方法，但是僱用廉價人才存在極大影響輸出品質的問題
如果您是軟件企業家，則不應僱用最便宜的自由工程師
由於您業務的關鍵部分取決於工程師，因此最好聘用能夠可靠執行所有任務的絕佳人才
由於您業務的關鍵部分取決於工程師，因此最好聘用能夠可靠執行所有任務的絕佳人才
另一方面銷售數據庫構建等任務可能是降低成本的領域
您必須謹慎決定在何處削減成本以便延長外包預算，而不會使業務的重要領域面臨風險
進行試運行
企業家在外包時犯的另一個錯誤是對要外包任務沒有足夠知識
您不必是該技能的專家，但是該對角色要有足夠了解，以便評估代理機構或自由職業者能力
與合格的候選人面試後進行一次試運行，您可以給他們一個小任務，好查看表現及是否可以根據要求完成任務。這可能需要花費額外的時間和金錢，但是由於您將僱用有能力的資源，因此以後可以節省很多麻煩
給出詳細說明
如果將項目或任務留給外包團隊解釋，則可能永遠無法達到您的規格要求，或者需要花費很多嘗試才能達到您的要求
為避免任何誤解，在外包工作時要盡可能具體和詳細。例如要創建 Logo 就發送您喜歡的 10 個設計範例，並說明每個設計的喜好，然後告訴自由設計師您對 Logo 的願景，並請它根據這些具體說明進行一些設計
要記住的另一重要事項是始終為每個任務設置明確的截止日期
您的自由職業者將有其它外包工作，若沒有明確期限，則其它工作可能會優先於您
經常交流
溝通不暢是所有外包錯誤的根源
如果您與自由職業者進行清晰、準確和頻繁的溝通，則可以避免大多數上述錯誤
要求您的自由職業者在每天結束時向您發送電子郵件，其中包含項目進度報告。該報告可以很短，但可確保知道項目的進展情況。它們還應告知您所面臨的挑戰及完成任務所需的一切 ( 另外每週進行一次視頻聊天 - 與自由職業者建立融洽關係 ... 因為面對面交流同樣重要 )
如何變得更有生產力
如果您本身的生產力不高，就無法提高其它人的生產力
提高生產力將幫您設計有效流程，好外包部分業務
為了讓生產力提高一倍您需要做 3 件事：
- 儀式化
- 規劃
- 專注在狀態的流動 ( Flow State Focus )
我們將逐一逐一介紹
設置儀式
儀式在我們的生活中是如此普遍，以至於我們總在毫不思考的情況下就自動化這樣做了
您需要設置自己的早晨禮儀好提高生產力
剛開始是最困難的時候，但是一旦開始就會養成一種習慣，對您來說自然而然
剛開始是最困難的時候，但是一旦開始就會養成一種習慣，對您來說自然而然
確保您一早開始就有好習慣的最佳方法是：
- 吃好早餐
- 列出您要在紙上或在時間管理軟件中完成的任務
- 找出當天的 1 個目標，並確保以此作為起點
- 不要立即檢查您的電子郵件，這對任何生產力都具有極大的破壞性
有效規劃
您不僅需要規劃您的一天、一周、一個月，還需要規劃接下來的 3 個月
這可幫您確定是否實現了大目標，還有助確定實現目標的效率
我使用 3 種工具來幫助制定
- 時間管理軟件，例如 Time Doctor。
- 電子日曆，例如 Google 日曆
- 季度白板 ( 請參閱下文 )
將下一個季度的主要里程碑放在其上，並將其放置在非常明顯的位置
這 3 種工具將確保不會再錯過任何截止日期，並且幫您直觀了解完成任務的過程
確定目標
寫下接下來 4 個月的最大目標 - 有多瘋狂都沒關係，只需要花幾分鐘時間寫下來即可！
設定里程碑
現在您已經設定了一些目標，您需要將它們附加並分解為一系列里程碑。
- 大綱外包指南 ( 7 天 )
- 填寫指南部分 ( 30 天 )
- 要求參考客戶提供意見 ( 7 天 )
- 進行適當的修改 ( 7 天 )
- 行銷材料準備 ( 7 天 )
- 發布指南 ( 1 天 )
通過對整體目標中較小的里程碑負責，您將能完成更多小事情，並有動力和生產力繼續前進
專家提示：為了真正提高工作效率，您需要弄清楚自己需要多少時間，然後再減少 25 ％
行動方針：確保設置里程碑並分配一定時間完成，然後將它們添加到您的日曆中
進入專注在狀態的流動
這聽起來確實很複雜，但事實並非如此
想到這麼多人認為自己很有生產力，卻不知道花多少時間來做事情 ... 真是令人驚訝！
所謂的 "狀態流動" 指的是人們在不間斷的集中和吸收中是最快樂的，因此生產力最高
儘管每個人都有些不同，但是您可以通過執行以下操作來獲得更好的狀態：
- 將您的工作空間與社交空間分開 – 可能是關門或在沙發上隨意閒逛的地方
- 使用 Time Doctor 可使您專注於正在做的事情，或者禁逛 Facebook 之類的地方
- 方法論對於有效完成工作也至關重要。提前製定一個計劃，詳細說明您將如何完成任務。"寫下來" 聽起來可能有點多餘，但是它可以使您直觀地看到任務的完成情況，並確保提前擁有完成任務所需的一切
- 詳細信息 – 關於會議的簡單註釋不應只是日曆中適當時間段中的那個人的名字。諸如此類： "上午 10 點通過 Skype 與 David 開會討論時間管理。他的 Skype 名稱是 1234"
如何尋找人才
外包業務活動的第一種方法是保留一家提供外包服務的公司。這些公司的薪水冊上有可以處理您的項目的員工。例如將低端任務外包的 BPO 公司 ( 業務流程外包 )、將更專業的任務外包的 KPO ( 知識流程外包 )、軟件服務公司、數位行銷公司、設計機構等
但是這些公司中的大多數只能與大型公司合作而且價格昂貴
因此如果您沒有保留公司的預算，則需要外包給各個自由職業者
外包給自由職業者可以用非常有競爭力的速度為您提供一些非常有生產力的人
但是這確實需要一些工作和結構才能找到適合您公司的合適人選
但是這確實需要一些工作和結構才能找到適合您公司的合適人選
下面將涵蓋尋找自由職業者的三個主要方面
- 尋找最適合您需求的人才的平台
- 聘請自由職業者的頂尖國家
- 如何撰寫有效的職位描述
在哪裡找到有才華的自由職業者
Upwork 無疑是最受歡迎的平台 - 在上頭上也有很多小型機構。該網站可幫您聘請專業人員進行客戶服務、網站開發、會計等工作。無論您有什麼要求都可以創建工作清單並瀏覽最合適的候選人 - 您可以在 Upwork Reviews：Is It Worth It？ 查看使用者評論
Fiverr 是世界上最大的服務在線市場。您可以探索它們的市場，找到自由職業者來發展您的業務。尋找您要外包任何流程的人員，包含數位行銷、圖形與設計、視頻與動畫等領域的專業人員。無論網站名稱如何，以合理的質量標準完成任何任務都需要支付上萬塊台幣以上費用
僱用自由職業者通常可能會有很大風險，很難知道它們是否符合要求。幸運的是 FreelanceMyWay 對自由職業者進行了徹底的背景調查，然後才允許他們在網站上列出自己。該平台使您可以外包 Web 開發、內容創建、行銷項目等，它們甚至提供僅在達到預定目標後才向您的自由職業者付款的選項
Mechanical Turk 對於非常小的任務非常有用，您可以快速獲取數據
例如如果進行了一項調查，則您可以在幾個小時內獲得數百個答覆
在哪裡找到虛擬助手
儘管上述平台允許您聘請特定項目的自由職業者，但還有其他特定平台可以提供虛擬助手
以下是一些您可以租用 VA 的平台
虛擬助手也可以用於主要的執行任務。 Prialto 使您可以聘請經驗豐富的助手來幫助您發展業務。它們的 VA 可以幫助您進行關係管理、銷售和時間管理
Boldly 致力於生產技術嫻熟、可靠且質量最高的虛擬助手。它們的大多數 VA 都是多語言的，因此您可以獲取本地專業知識並拓展新市場。它們可以幫助您進行項目管理、社交媒體管理、多語言客戶服務等
如果還想了解有那些服務平台可見 Evaluating The Top 30 Virtual Assistant Companies of 2020
被外包最多的國家
這是您可以聘請高素質卻又合理的自由職業者的前 7 個主要國家 / 地區
印度
根據 2017 A.T. Kearney Global Services Location Index - The Widening Impact of Automation 說明：「外包業務的最佳選擇 - 印度的 BPO 服務處理了全球 56％ 的業務」
在美國以外，印度講英語的人數最多。缺乏語言和溝通障礙使印度對外包具有吸引力。印度擁有世界上最大的技術和專業人才庫。每年有 310 萬畢業生加入行列，您可以使用受過高等教育的員工隊伍
您可以將一些關鍵流程外包給印度：
- 客戶服務
- 數據輸入
- 工程諮詢
- 財務和會計服務
- 軟件開發
- 內容創作
- 網頁分析
墨西哥的 IT 行業正在取得顯著進步，並具有全球競爭力。它是世界上最大經濟體的南部鄰國，由於它靠近美國、類似時區並且交通便利，因此美國人旅行和參加定期會議及與它們的軟件進行面對面交流時更加方便合作夥伴 ( 例如 Scio )
如今，企業正在為墨西哥的高科技製造業找到技能更高的勞動力
作為北美自由貿易協定 ( NAFTA ) 的一員，墨西哥與其它勞動力成本較低的國家相比提供了更多的知識產權保護。另外美國和墨西哥間沒有旅行限制
您可以將以下軟件開發解決方案外包給墨西哥：
- 定制軟件開發
- Web 開發
- 移動開發
- 雲端與 SaaS 開發
馬來西亞
馬來西亞是僅次於印度和中國的第三大最理想的外包目的地。儘管在亞太地區的市場份額為 1.7％，但其以商業為中心的強大政府領導地位使其成為外國投資的樞紐
該國將重點放在信息安全、最低限度的海關控制、有吸引力的稅收優惠、寬鬆的貨幣兌換控制和有吸引力的研發獎勵上
馬來西亞平均擁有 135,000 名學士學位的畢業生，它們具有市場行銷、金融和人力資源方面的知識。馬來西亞的自由職業者可用高速寬帶和光纖連接，從而確保無縫無間斷的工作條件
您可以將以下業務流程外包給馬來西亞：
- 財務和會計服務
- 招聘服務
- 客戶服務
- 市場調查
菲律賓
菲律賓在全球服務位置指數中排名第七，已超過印度成為領先的呼叫中心國家
菲律賓與其他國家不同的是識字率 ( 96.33％ ) 和出色的溝通能力。該國的生活成本低廉，因此您只需花費美國或西歐的一小部分費用即可聘請它們的自由職業者。多年來政府在基礎架構方面對 IT 流程和業務流程管理的投資也有所增加
您可以將一些關鍵流程外包給菲律賓：
- 呼叫中心服務
- 數據輸入
- 平面設計
- 軟件開發
- 個人協助
保加利亞
在歐盟國家中它的工資最低，這使其成為具有成本效益的選擇。許多歐洲商業領袖更喜歡外包給它們，因為它距歐洲每個主要首都都有 2 小時的路程 ( 空運 )。保加利亞的勞動力具有出色的溝通能力，其中 85％ 的人會說英語，另外 45％ 的人會說外語
您可以將一些流程外包給保加利亞：
- B2B 解決方案
- 自定義關係管理
- 軟件 / 應用開發
巴西
巴西目前在全球服務業位置指數中排名第五。它被稱為 "軟件強國"，一些城市提供全球服務
該國的技術學院是一流的，幾家公司在主要大學校園附近設立了辦事處好培養新的人才
與美元相比，巴西的生活成本較低且匯率較低，這使其成為外包的誘人選擇
許多公司在僱用巴西外包團隊時報告了較低的流失率
您可以將一些IT開發流程外包給巴西：
- 倉儲管理
- 硬體支援
- 應用開發
烏克蘭
烏克蘭是東歐地區軟件開發的領導者。被《富比士》評為工程學畢業生最多的國家
相關教育可以幫助烏克蘭開發人員解決最複雜的任務
該國的開發商數量在東歐排名第二，它們在 11,900 多家 IT 公司工作
烏克蘭被全球採購協會 ( GSA ) 評為 "年度最佳離岸目的地"。烏克蘭網絡開發服務的外包價格為 25 至 40 美元，而烏克蘭開發人員的編程品質和創造力與美國同行相同
您可以將以下一些關鍵流程外包給烏克蘭：
- 定制軟件開發
- Web 開發
- 移動開發
- 內容創作
- 網頁分析
- 雲端與 SaaS 開發
- 工程顧問
- 平面設計
僱用過程
接下來我們將介紹通過不同平台獲取該自由職業者的實際過程
- 在 Upwork 必須創建個人資料才能註冊公司，然後將想要項目描述上傳並等待出價
- 在 Mechanical Turk 需要註冊、定義任務並提交，多個人都將 "完成" 任務
- 在 Fiverr 亦需註冊、瀏覽數百個自由職業者資料，然後選擇最合適的個人資料
行動方針：
- 選擇您想和誰一起工作並採取行動
- 選擇您要完成的外包類型，然後在喜歡的平台上註冊
如何撰寫職缺內容
在 Freelancer 平台上註冊後您必須創建有效、能引起注意的職位內容。方法如下：
商業信息
在您撰寫前花些時間在各個聘平台上為您的公司寫個描述，如此便可讓自由職業者藉此依靠信息來確定哪個項目和公司最適合它們。如果您想在競爭對手中脫穎而出，請使用您的業務描述來告訴它們為什麼該為您服務 ( 工作型態、服務的客戶類型及所提供的產品和 / 或服務 )
職位描述
這不是要幫助您找到想要的人，而是要過濾掉不需要的人。如此您想要的人會找到您
因此，讓我們從關於職位描述的一些要點開始：
- 在外包人才時 ( 尤其是在菲律賓 )，冗長而高度具體的描述並沒有您期望的那樣好用。如果只有一件它們認為自己不滿足的項目，它們甚至都不會申請
- 不要含糊 - 諸如 "對成功充滿熱情、能與它人良好合作" 之類的描述。僅放入可操作的項目使其簡潔明瞭
- 缺少聯繫信息和付款方式 - 許多公司會忽略付款方式，希望在面試過程中贏得候選人，但最終您會浪費每個人的時間並感到沮喪。如果您每年只能支付 20 K 的專職全職自由職業者，那麼一開始就這麼說
- 使用代碼技巧 – 在職位描述中間的某個地方，告訴它們回覆電子郵件，並在主題行中輸入您的代碼。這樣您可以進入電子郵件客戶端並設置過濾器，好僅查看主題行中包含關鍵字的新電子郵件
按照上面提示整理一份工作要點，但要考慮的範圍很廣，好讓大量的申請人申請
挑選流程
接著我將指導您完成實際的選擇和面試過程，以及從上面獲得的所有候選人中要尋找的內容。如果您選擇保留代理機構，那麼這些要點中的許多內容也將很有用。您可以使用這些技巧來篩選外部服務提供商或代理機構建議保留在外包團隊中的人員
尋找的 3 種品質
您想要在理想的候選人中快速識別的 3 個主要素質是面向行動、可靠性和技能水平 ( 按重要性順序排列 )
行動導向
這可以在初始測試期間看出。我寧願有人給我一個例子，說明它們如何搞砸，而不是不做任何等待指示的事情。因此即使最終結果與您期望的不盡如人意，也要讓人們有採取行動的自由。因為使用外包人才，你們倆都將按照不同的時間表進行工作，並且您不希望它們等著您修復問題或給更多指導
可靠性
在測試期間監視新團隊成員 - Time Doctor 或 ClickUp 等工具可以指示正在完成多少工作量
技能等級
這可以在初次面試或實際測試中很快確定 - 用不同領域的一些快速任務測試候選人
面試過程的各個階段
初步測試
這是篩選候選人的最快方法。給它們一個初步的測試來完成，您可以立即看到誰認真對待這份工作。它應該是一個小時的時間，您應該確保它們有 48 小時的窗口來完成此操作 ( 好補償時差 )
最重要的事是澄清問題
這似乎與上一項任務的 "採取行動" 發生衝突，但是有時要採取的行動便是提出問題
面試問題
在您已經達到初始測試階段的應聘者之後，我們現在需要採訪這些應聘者。這可以通過平台或通過 Skype 完成。如果您只想完成一個小的任務或項目，則不一定需要此階段，但是如果您想長期聘用則至關重要。您正在尋找一些關鍵的東西。
- 它他們是否擁有自己的計算機和穩定的網路連接？
- 您在通話中會聽到背景噪音嗎？若是如此則它們可能正在網吧工作，而這是行不通的
- 它們對答案有信心嗎？會說正確語言嗎？ ( 如果您要讓他們編寫內容或與客戶互動則至關重要 )
可能要問的問題：
- 能告訴我您的工作經歷嗎？您認為 x 如何幫您擔任我們提供的職位？
- 您如何獨立工作？能否舉例說明何時必須做出獨立於管理層的決策及結果如何？
- 能舉例說明如何對某事採取行動嗎？結果怎麼樣？
- 您有虛擬團隊的工作經驗嗎？您喜歡虛擬還是辦公室工作？
- 如果您相信告訴別人他們錯了對是件重要的事，那麼您會告訴老闆他錯了嗎？
- 您能告訴我您認為可以在公司上做得更好的三件事嗎？
試用期
至此您應該已經測試了候選人並訪問了它們，現在有 2至 3 個您認為很合適的候選人
您甚至可能只有 1 個是贏家的候選人，並且您想立即僱用該人 ... 但您需要與這種衝動抗爭
測試和初次面試通常只佔該職位總體應聘者的 10 ％，這就是為什麼我建議您嘗試我所說的 "真實世界面試"。您要帶這個人進行一天的工作。
使用諸如 Time Doctor 之類的追蹤軟件追蹤它們，並為它們提供所有相同的任務。結果幾乎總是使您感到驚訝。在面試過程中我會看到一些候選人似乎並不是最強的 - 他們的表現非常好，而在面試過程中似乎有正確答案的候選人在此過程中有著令人恐懼的表現 - 在一天過後看看兩個候選人然後做出決定
常見的招聘誤解
當您開始尋找自由職業者時，請避免那些會影響您招聘過程的常見誤解：
便宜人才也能有優質的工作內容
一些企業家企圖以低價僱用自由職業者，但卻期望獲得與昂貴自由職業者相同的工作品質
短期內支付較低的費率似乎是個不錯的財務決定，但從長遠來看當您低薪支付卻換來較差的工作或未按時完成項目時便會付出更高代價，因此最好多花些錢好確保擁有最好的團隊
只招聘一名
僱用一個虛擬助手來完成所有工作似乎比保持一支由自由職業者組成的團隊處理業務的各個方面似乎更簡單，但這卻是危險的選擇 - 因為您的虛擬設備可以隨時退出，於是您將不得不爭相尋找新的自由職業者好適應它們的角色
如果您僱用 VA 來完成不同的任務，則可以更好地將一名助手替換為另一名助手
您還將從僱用專門的 VA 或自由職業者來完成特定任務中受益
僱用自由職業者作為臨時工
許多企業家藉此來處理單個項目，但是長期僱用自由職業者不僅可幫您更快地擴大規模，還可確保該自由職業者做出更高承諾 - 因為它知道該客戶將在相當長的一段時間內為它提供工作，且簽下長期合同還可確保自由職業者給予更高品質和優先處理
訓練流程
有效的培訓系統對於確保外包團隊能在規定期限內並按要求的規範理解並完成任務至關重要
所有將項目外包給 BPO 或 KPO 的大公司都會通過定期的正式培訓計劃來組織離岸團隊
如果要確保從團隊中獲得高品質和高生產率，則應該執行相同的操作
您可以通過以下幾種方式來訓練團隊成員
舉行線上會議
視頻聊天是向團隊介紹自己的好方法 - 您可以帶它們進行辦公室的虛擬漫遊、將它們介紹給同事並面對面地互動
您可以藉此向自由職業者顯示任務的確切規格。但是來自互聯網帶寬不足的國家 / 地區的自由職業者可能無法使用 Skype 或 Google Hangouts 等工具，因此在這種情況下使用視頻聊天服務 Agora.io 可為低帶寬情況提供清晰的圖像
記錄下來以備將來使用，並利用視頻聊天培訓課程
您可以使用會議中的錄像來製作分步教程、常見問題解答和其它說明幫助您的外包團隊
創建培訓手冊
創建包含所有流程和指南的詳細文檔似乎很耗時，但是從長遠來看卻是有效的方法。培訓手冊消除了為加入團隊的每位新自由職業者重複培訓說明的可能性 - 如果您的外包代理商或自由職業者有疑問便可以參考之
您可以將以下內容的培訓手冊放上託管文件共享平台 ( Google 雲端硬碟、Dropbox ) 上：
- 每個工作崗位的主要職責
- 貴公司的最佳做法
- 如何使用各種在線工具完成和記錄任務
- 指導視頻、展示如何使用新軟件
- 關於如何完成常見重複任務的詳細說明
- 用於交付成果的公司報告系統
分配知識建設任務
在最初幾週內為您的 VA 或自由職業者提供訪問範圍廣泛的公司特定文件的權限，以便在空閒時間進行閱讀。這將幫助它們了解您的業務、使命、公司和工作慣例
幾天後檢查一下它們的進度 - 問 "學到了什麼以及如何使用這些信息來改善工作"
與自由職業者溝通
這實際上是外包過程中最困難的部分 - 在您和外包人員間建立清晰簡潔的溝通系統
發送有效的電子郵件和消息
為了使外包盡可能有效，需要在雙方之間建立簡潔明了的電子郵件通信
實際上如果您使用 Slack，請不要用電子郵件與您的團隊進行通信，而是將其添加到您的團隊中。另外使用 ClickUp 之類的社交項目管理工具，您可以不用電子郵件就特定任務進行溝通
當您的員工在 5,000 英里之外的地方，您需要能用簡潔明瞭方式快速準確傳達您需要做的事情
通過電子郵件，閒暇甚至是社交項目管理工具進行通信時，請記住以下幾點：
- 完整的說明及所有工具、密碼和訪問權限 - 向它們解釋，確保一切都被理解
- 程序和適當的過程至關重要，如果以後要複製，則需要將其系統化 ( 稍後將對此詳介 )
- 加強具體的交付成果和完成日期
利用項目管理工具
自由職業者需要某種類型的項目管理工具，好使所有資源任務列表和進度保持集中
以下是一些需要考慮的頂級問題
功能最豐富的社交項目管理工具，幾乎每個功能都是免費的。ClickUp 允許您以列表、看板、日曆視圖等多種格式可視化項目。定義字段功能使該工具非常靈活，並使您可以輕鬆地將 ClickUp 調整為公司的特定需求
經典的團隊任務 / 項目管理工具 - 如果您想要一個具有基本功能的簡單工具，那就太好了
最受歡迎的項目管理工具之一，可幫您的團隊追蹤多個項目和任務
至於更多工具 / 平台的話可見 42 Top Project Management Tools to Drive Your Business
追蹤工作時間
追蹤每個自由職業者/ FTE 在每個任務、項目或某個時期所花費的確切小時數
計算計費時間
自動計算計費時間，因此您可以自動知道應向每個自由職業者支付多少費用
追蹤網絡活動
它可確保您的遠程團隊成員在工作時間內不會在個人任務上浪費過多時間，並且給您不公平的帳單
管理分心
通過幫助團隊成員管理諸如社交媒體和娛樂網站之類的干擾因素，提高團隊成員的生產力。如果您的自由職業者在執行任務時打開了此類網站，Time Doctor 將自動檢測到它並生成一個彈出窗口，好確認您是否仍在執行該任務。經理可以檢查網絡活動報告來查看它們在工作時間內訪問了哪些網站
Google Drive 是 Dropbox 和基本項目管理工具間的混合體，基本上可以引入所有 Google Docs 工具，並將所有內容保持在最新狀態。多個人可以同時在同一文檔上進行協作，這對於分佈式團隊而言非常有用
Skype 或 Slack 之類的工具可在特定群組內提供聊天記錄，您可以在其中包含特定人員
這樣您的內部員工及自由職業者就可以回來閱讀日誌，並掌握其它工作群組或時區情況
行動方針：
為所有員工 ( 包括自由職業者和虛擬助手 ) 設置公司聊天室。如果您的團隊規模較大，請同時設置部門聊天室，以便啟用並追蹤各個團隊間的聊天記錄
付款給您的自由職業者
從另一個國家僱用自由職業者或外包的全職員工可為您節省多達 3,000 美元的設置和基礎架構成本。自由職業者的工資反映了它們國家的經濟和生活成本 ( 詳見：Virtual Assistant Prices/Cost: Pay $5-8/H, Get Free Trial Now )
以下是根據 Remote Work Salary：How Much You Should Be Paying Remote Workers 在不同國家 / 地區的工資數據：
亞洲國家提供的價格比東歐和美國便宜，但是東歐自由職業者值得在某些領域進行額外的投資，因為它們擁有更大的技術專長並且具有使用多種語言的優勢
雖然這些是中位數，但實際的工資可能會因任務和招聘平台而異
在 27 Best Freelance Virtual Assistants For Hire In August 2020 的外包費用統計：「基本的管理任務，如數據輸入、研究、校對等，每小時的費用約為 12 至 20 美元。外包行銷和客服務需要更多的專業技能，因此每小時花費 20 到 35 美元」
外包對於一個行業來說是非常有利可圖的 - 諮詢。內部顧問平均每小時收費 125 美元，但是您可以以每小時約 50 美元的價格租用一個遠程業務顧問
關於僱用菲律賓自由職業者，企業家 Chris Ducker 建議以下月薪：
- 通用虛擬助手 ( GVA )：$ 500- $ 800
- 文章 / 內容作家：$ 500- $ 700
- SEO / Web Marketer VA：$ 750- $ 950
- Web 開發人員：$ 800- $ 1,400
- 平面設計師：$ 700 – $ 1,200
- 音頻 / 視頻 VA：$ 600-$ 1,200
- VA 的移動應用開發者：$ 800-$ 1,400
最重要的是您可以決定自己的小時費率，只要這些費率符合市場準則即可
如何確保公平地向自由職業者付款？
追蹤自由職業者和虛擬助手所花費的時間，然後將其與預定的小時費率相乘
Time Doctor 的工資核發功能會根據追蹤時間自動計算支出
如何海外付款
PayPal 無疑是世界上最大的在線支付平台 - 已有大量企業和人員使用
您的自由職業者甚至可能已經擁有一個l帳戶
特徵
- 可在 200 多個國家/地區使用，並支持 25 種貨幣。
- 它提供靈活的付款方式 - 將您的信用卡或銀行帳戶連結到帳戶好向自由職業者付款
- 通過瀏覽器或移動 APP 訪問資金
付款費用
- 您每筆信用卡交易支付 2.9％+ 30美分
- 收款人每筆交易支付 2.9％+ 30美分
- 貨幣兌換費通常比真實市場價格高 3-3.5％
推薦給
- 每月寄出少於$ 20,000 的公司
- 支付兼職自由職業者
Payoneer 是全球付款和匯款服務
特徵
- 您可以使用 150 多種貨幣向 200 多個國家 / 地區匯款
- 多種支付解決方案，包括預付萬事達卡和全球銀行轉帳
- 通過移動應用程序管理資金
付款費用
- 收款人以相同貨幣向銀行帳戶支付 1.50 美元的轉帳費
- 交易所費用最高為市場價格的 2％
推薦給
- 每月寄出$ 20,000 以上的公司
- 向獨立承包商和自由職業者付款
Skrill ( 以前稱為 MoneyBookers ) 是位於英國的電子支付解決方案服務
特徵
- 在 200 個國家 / 地區以 40 種貨幣提供
- 一些國家具有本地化的提款選項
付款費用
- 發件人每筆交易支付 1.45％ 的費用
- 從 Visa 或 MasterCard 上載資金需要支付 2.90％ 的費用
- 提取資金需要支付固定的 5.50 美元
推薦用於
- 東歐、亞洲和非洲的自由職業者的付費
Xoom
TransferWise
Xoom 是 Paypal 旗下擁有的快速在線傳輸服務
特徵
- 在 49 個國家 / 地區有售
- 資金轉帳可以在不到 4 小時內完成
- 自由職業者可以選擇現金支付
付款費用
- 最高 $1,000 的匯款額為 $ 4.99 由發送者支付
- 交易費用為市場匯率的 1-1.5％
推薦用於
- 每月寄出少於 $20,000 的公司
Transferwise 提供低成本的海外匯款服務
特徵
- 在 60 個國家 / 地區有售
- 不增加匯率溢價
- 最便宜的匯款解決方案
付款費用
- 每筆交易 $3 固定費用 ( 最高 $ 300 )
- 對於超過 $5000 的付款，您將需要額外支付 1％
推薦給
- 在不支持 PayPal 的國家 ( 例如巴基斯坦或孟加拉 )
如何擴展外包團隊
作為小型企業所有者，您將需要決定何時擴大規模。以下是一些需要增加人力的跡象：
- 拒絕潛在機會
- 超越目標
- 強勁的現金流和回頭客
與內部團隊一起，您需要擴大外包團隊的規模。您可以通過以下方法確保順利進行擴展：
有選擇性的招聘流程
快速擴展時有些事情不應該匆忙進行
花時間與每位自由職業者進行面談、測試技能然後試用它們
僅聘用具有卓越業績的自由職業者很重要。確保您沒有跳過任何重要的面試和審查步驟
否則您可能會僱用品質低下的工人，總致您需要幾個月後更換
您可能需要投資 RPO ( 招聘流程外包 ) 服務，該服務可以在擴展過程中提供潛在的候選人→ 您可以在 What is Recruitment Process Outsourcing and How Does It Work？ A Complete Guide 閱讀有關信息！
使用多種招聘方法
雖然您可以使用招聘人員來尋找新的候選人，但您也應該自己積極地招聘
有時候最好在僱用自由職業者之前先認識他們
如果您對工作角色有一定的了解或經驗，則可以使用此方法
創建一個入職流程
當您僱用新的自由職業者時必定會有很多文書工作。您必須簽訂合同、為新加入的員工進行公司培訓，以及需要與外包代理或自由職業者共享的其它常規信息
如果簡化了入職流程，這將使添加新自由職業者的整個過程變得簡單
考慮使用諸如 Process Street 之類的工具在預定義的步驟和清單中映射您的招聘和入職過程。這將節省大量時間，並給新團隊成員留下對公司的良好印象 - 對確保高度敬業度和積極性始終至關重要
您的入職流程應考慮以下詳細信息：
- 收集所有必要文件
- 快速檢索合同
- 足夠的工具和資源進行公司培訓
- 定義明確的命令鏈
清晰的入職流程使您可以輕鬆地將自由職業者與內部團隊整合
如果您的入職流程不健全，那麼您可能會在幾個月內遇到問題
您的自由職業者可能會產生與您的期望不同的交付成果。您可能會意識到根據法律，您最近僱用的某人不能在您的公司工作。從劣質的入職制度中恢復可能會花費您大量的時間、金錢和重新僱用
優先溝通
當您僱用多個自由職業者或虛擬助手時，您需要確保它們都在同一頁面上
遠程工作時可能很難進行通信，因此您需要創建工具清單好微調公司通信：
- 標準化電子郵件服務提供商
- 可靠的通訊軟件工具 – Slack、Google Hangouts
- 標準化的視頻會議工具
- 文件 / 項目共享平台
有效的溝通還取決於您工作流程的完整性
對項目何時到期、向誰報告及向誰提出問題提出明確的期望
畢竟很大一部分高管認為溝通不暢和缺乏協作是造成工作失敗的主因
簡化生產力工具
您的自由職業者可能可以用各種生產力和溝通工具，但是最好標準化和簡化整個團隊的工具
確保每個人都收到您的消息和作業，與團隊成員進行交流，並使用通用平台發送可交付成果
例如，您的所有團隊和部門都可以使用單個項目工具 ClickUp 安排任務和職責，並可以通過 Slack 輕鬆進行交流。這兩個應用程序都可讓您通過任何設備查看外包團隊的進度
要追蹤生產力並登錄項目帳號時間，您可以向您的團隊介紹 Time Doctor。該工具具有多個功能，可以準確地追蹤在任務上花費的實際時間，從而確保遠程團隊確實在工作，並且不會在工作時間內浪費時間
流程設計
流程設計就是要具備關鍵要素和資源，好幫您的外包工作人員達到您期望的水平
儘管所有工作都需要接受一些培訓，但要管理來自國外的品質和人才流向卻要困難得多。與傳統工作不同，該材料必須以一致且清晰的格式提供，好確保無論是誰做的工作或從何處進行的工作，都能取得相似的結果
如何建立流程
建立自己的流程有 4 條規則：
- 發現 – 這是您嘗試了解現有過程的歷史的時候。問 "為什麼這樣做？"
- 設計 – 您將在這裡根據所學知識來構建新的過程。您將需要分三個階段進行此操作：始終先親自完成該過程，第二次考慮系統化，最後將其系統化
- 部署 – 將您的流程帶給您的員工和隊友，找出有效的方法和無效的方法
- 調試 – 繼續解決新流程中的所有問題，直到所有問題都解決並正常運行為止
行動方針：
立即嘗試一個過程
繼續編寫流程指南，將該指南發送給您的員工和自由職業者，詢問他們需要更改的內容，並仔細檢查前三個 D 直到正確為止
完善流程
設置完所有程序後，您將需要一些自然的培訓過程
隨機意味著您不僅可以建立它們，還可以從您的員工那裡獲得它們
我們將所有程序視為必須遵守的法律，但是如果您認為自己有一個更好的程序，我們將作為一個團隊進行審查並將其添加進來。我們甚至可以向所有員工提供獎金，包括花時間創建出色流程的自由職業者，這些都會被添加到我們的日常營運中
虛擬培訓是不同的
我在諮詢外包工作的大公司時遇到的第一大問題是 ... 它們認為其它人都是問題
對您可能遇到的問題持開放態度 ... 讓它沉沒一分鐘
如果您的員工使您失望，並且到目前為止已經完成了本指南中的所有其它操作，則可能是您與員工進行流程溝通的方式。問題很可能出在您身上，您需要進行調整才能使員工更加成功
請記住 ... 親自培訓某人與訓練 10,000 英里以外的某人非常不同 ... 這需要不同的管理理念
當您遇到問題時退後一步而不是責怪員工 ... 問自己如何更好地與團隊溝通？
建立冗長流程
在上面我們介紹了過程設計的一些核心理論
下面將致力於實際實施該理論，並確保您的新自由職業者能夠遵循所創建的冗長流程
4 種主要類型
該流程是您該始終以相同的格式進行的操作，以使流程平穩運行
搜索引擎優化
- Guest Blog Post Outreach – 收集有關行業盡可能多的信息，然後親自與它們聯繫。一個非常受人尊敬的部落格外部連結效果是巨大的
- 部落格評論 – 您需要在其它部落格文章評論中露臉。雖然它不再為您提供 SEO 權重導引，但仍然非常值得
- 關鍵字特定排名 – 我們在每個頁面上都有特定的主要和次要關鍵字或關鍵字群組，並努力確保對這些特定關鍵字進行排名
內容創作
- Guest Post 文章 - 大多數作者都需要部落客的內容，只要內容是可靠的即可 ... 因此花點時間與它們聯繫
- 論壇交流 – 您需要一個會說這種語言的人，並且是該行業的一分子。您可以在自己的支持論壇中很好地代表您並建立有效的常見問題解答
- 創建時事通訊和電子郵件 - 您想要與客戶保持聯繫，最好的方法之一是通過個性化電子郵件和每週或每兩週的時事通訊為它們提供價值。不要只是為了談論自己而寫些東西，而是給它們一個繼續關注您的理由
社交媒體
- Twitter – 直接回應那些對我們感興趣關鍵字發表推文的人，向它們表明您正在傾聽並提供幫助
- Facebook 粉絲 – 撰寫有趣的貼文好與它們互動，使它們成為您的體驗的一部分很酷。您還應該在其它 ( 相關 ) 行業粉絲頁面上進行研究，並嘗試進行交叉合作
- 問答網站 – Yahoo 知識+ 之類的網站非常棒，因為如果您能夠對重要問題有最佳答案，那對您的品牌來說是一次巨大的推廣
- YouTube – 創建簡短視頻並啟用評論。您肯定會收到很多問題，並且想確保自己解決這些問題
發展歷程
- 尋找錯誤 – 通常您無需走遠就能找到可以改進的地方 – 客戶也是反饋的關鍵方面
- 新功能 – 不時推出新功能以保持團隊參與度和客戶滿意度很重要
- 代碼效率 – 您的應用程序代碼越短則效率越高
有效的論壇發佈
論壇發佈有助於將客戶帶到我們的網站
- 第 1 步：轉到 Google 並蒐尋您選擇的關鍵字
- 第 2 步：在搜尋結果中找到可以在其中撰寫與所選關鍵字相關評論的論壇。如果尚未註冊新帳戶，則可能需要註冊。
- 第 3 步：對所選論壇發表評論，並做出有意義的回應。您可以在簽名中包含指向您網站的連結 ( 如果允許 )。對搜尋結果中的任何其它相關論壇重複相同的過程。每天或每週執行此操作，好繼續為您的網站吸引流量
YouTube 潛在客戶的產生和優化
YouTube 是世界第二大搜尋引擎。每年都有數十億人觀看 YouTube 視頻，它是任何在線廣告活動全面採用的流量生成技術的重要組成部分
今天，您將學習如何優化視頻好在 YouTube 上排名的基本組成部分
- 第 1 步：登錄或創建帳戶
- 第 2 步：搜尋由專案管理分配給您的核心關鍵字，然後在 YouTube Keyword Tool 中擴展這些關鍵字
- 第 3 步：根據這些關鍵字創建適當視頻
- 第 4 步：收集您要優化的關鍵字熱門視頻的描述和標籤
- 第 5 步：在每日責任報告中提供您上傳的視頻的網址及為每個視頻優化的關鍵字
檢查工作是否完成
現在您已經看到了一些冗餘過程的示例，您需要確保它們已完成
同樣，像 Time Doctor 這樣的工具將幫助您確保每天完成工作 ... 您還應該設置每週報告
然後季度報告將成為前景報告 – 這是我們在本季度完成的工作，我們需要在下一個季度完成什麼工作，以及如何為此做好準備？
結論
外包可以幫助您專注於核心競爭力。它可以節省您的金錢，時間並幫助您擴展規模